Tutoriel : Utiliser RoundCube

Suite à la mise en place du nouveau webmail des lpz, vous avez été plusieurs à me le demander, alors le voici : un tutoriel sur l’utilisation de RoundCube. Bien que cet article s’adresse principalement à mes clients, il peut néanmoins intéresser toutes personnes désireuses d’en savoir un peu plus sur RoundCube.

I / Connexion
Pour vous connecter au webmail des petits lézards, rendez-vous à l’adresse suivante : webmail.lespetitslezards.com.
Saisissez ensuite votre identifiant et votre mot de passe de messagerie dans les champs appropriés puis indiquez votre nom de domaine (sans les www) dans le champ serveur (dans mon cas c’est lespetitslezards.com) puis cliquez sur Connexion.

II / Découverte de l’environnement
L’environnement de RoundCube est très intuitif et fonctionne comme la plupart des logiciels de messagerie traditionnels.

1/ La barre d’application
Les trois icônes en haut à droite de l’écran vous donnent accès à différentes applications qui font parties de RoundCube. Évidemment, celui-ci inclut la partie E-Mail que nous aborderons au chapitre suivant. De plus cela, il y a aussi le Carnet d’adresses qui sera lui aussi décrit plus loin. Le bouton des Préférences vous donne accès à quelques options qui vous permettent de personnaliser RoundCube en fonction de vos besoins. Enfin, le bouton  Quitter vous permet de mettre fin à votre session RoundCube.

Bon à savoir : Vous devriez toujours vous déconnecter après avoir utilisé RoundCube afin d’être sur qu’un autre utilisateur de l’ordinateur ne pourra accéder à vos mails.

2/ La barre d’action
Cette partie de l’écran contient plusieurs icônes vous permettant d’effectuer différentes opérations qui dépendent de ce qui est affiché dans la partie principale de la fenêtre (4). Dans cet exemple, les 8 icônes ont les fonctions suivantes, de gauche à droite :

• Rafraichir le dossier : Vérifie des nouveaux messages dans le dossier courant
• Composer : Crée un nouveau message
• Répondre : Crée un nouveau message en réponse au message actuellement sélectionné, il sera adressé à l’expéditeur au message sélectionné seulement.
• Répondre à tous : Similaire à Répondre, mais le message ne sera pas seulement adressé à l’expéditeur, mais aussi aux destinataires. Cela prend son sens si le message a été envoyé à un groupe de personnes et vous voulez que tous reçoivent votre réponse.
• Transmettre le message : Transmet le message sélectionné à une autre personne.
• Supprimer : Supprime le(s) message(s) sélectionné(s) c’est-à-dire le(s) déplace dans la corbeille.
• Marquer les messages : Applique des actions au(x) message(s) sélectionné(s) telles que « Comme lus« , « Comme non lus« , « Comme suivi » ou  « Comme non-suivi« .
• Actions supplémentaires : Imprimer, télécharger le message au format « eml », voir la source…

À droite de la barre d’action, vous avez la possibilité d’appliquer un filtre pour n’afficher que certains messages. Cette fonctionnalité est directement reliée à la fonction « Marquer les messages« . Vous pouvez également voir le champ de recherche. Ce champ vous permet de rechercher dans tous les messages du dossier courant, comme un moteur de recherche sur internet. Entrez simplement vos termes de recherche et appuyez sur la touche Entrée de votre clavier. Si vous avez terminé avec votre recherche et que vous voulez retourner à la liste originale des messages, cliquez sur le petit symbole (X) sur la droite du champ de recherche.

3/ La liste des dossiers
Le menu du coté gauche de l’écran affiche tous les dossiers d’emails de votre compte email.Vous y trouverez les 5 dossiers suivants :

• Messages reçus : c’est l’endroit où vos nouveaux messages arrivent par défaut.
• Brouillons : c’est ici que vos brouillons de messages sont sauvegardés.
• Messages envoyés : les messages que vous envoyez sont stockés ici.
• Indésirables : C’est ici que sont stockés les messages de spams.
• Corbeille : pour les messages que vous avez supprimés.

Par défaut, le dossier de la corbeille est vidé lorsque que vous vous déconnectez.
Certains de ces dossiers sont affichés en gras et ont un nombre entre parenthèses à leur droite. Cela indique que ces dossiers contiennent des messages non-lu, et le nombre vous indique combien.
Pour ouvrir un dossier, vous devez cliquez une seule fois sur celui-ci. La liste des messages qu’il contient va ensuite rapidement apparaitre dans la zone 4.
Vous pouvez bien entendu créer autant de dossier que vous le souhaitez . Pour cela, reportez-vous au chapitre VI.

Bon à Savoir : Il se peut que les cinq dossiers mentionnés plus haut ne soient pas encore crées. Pour cela, reportez-vous également au chapitre VI.

4/ La liste des messages
Cette partie de l’écran affiche la liste de tous les messages dans le dossier. Pour afficher un message, vous pouvez simplement double-cliquer dessus. Vous pouvez aussi sélectionner un message en cliquant dessus une fois et choisir une action en utilisant les boutons de la barre d’action.
Vous pouvez sélectionner plus d’un message en tenant appuyée la touche Ctrl et en cliquant sur les messages à sélectionner. Pour sélectionner un intervalle de message, sélectionnez le premier message, tenez appuyée la touche Shift et cliquez ensuite sur le dernier message que vous voulez sélectionner. Enfin, vous pouvez aussi faire du drag & drop des messages vers un autre dossier. Sélectionnez simplement les messages et faites les glisser sur un dossier de la liste des messages en gardant appuyé le bouton gauche de la souris. Cela permet de supprimer des messages par autre moyen : Faites-les simplement glisser vers le dossier Corbeille

Si certains messages sont affichés en gras et avec un symbole d’étoile à leur gauche, cela signifie qu’il s’agit des messages que vous n’avez pas encore lu. Un message accompagné d’une petite icône de trombone à sa droite contient un fichier attaché, une photo ou un document PDF par exemple.

5/ Le menu d’actions secondaires
En bas de la fenêtre, vous trouverez un menu secondaire vous permettant d »effectuer plusieurs actions très utiles :

• Compacter : Permet de compacter un dossier.
• Vider : Permet de vider rapidement le contenu d’un dossier.
• Sélectionner : Permet d’effectuer plusieurs types de sélections (Sélectionner tous les messages, sélectionner les messages non lus, Inverser la sélection ou dé-sélectionner tous les messages)
• Pagination de la messagerie : Cette fonction permet de naviguer entre les différentes pages du dossier. C’est également dans cette partie que vous trouverez le nombre de messages contenus dans un dossier.

Enfin, vous trouverez entre le menu de sélection et la pagination, des informations sur l’espace alloué à votre messagerie sur le serveur d’hébergement.

III / L’espace de rédaction
Cliquez sur l’icône Écrire un nouveau message pour ouvrir l’éditeur de mail.

Un nouvelle fenêtre s’ouvre. C’est l’espace de rédaction de votre message. On distingue 6 parties :

1/ La barre d’action : Elle permet d’envoyer le message, de vérifier l’orthographe du message, d’ajouter une pièce jointe ou d’enregistrer le message en mode brouillon. C’est également dans cette partie que vous pouvez attribuer un ordre de priorité à votre message ou encore demander un accusé de réception.

2/ La zone d’expédition : Indiquez dans cette partie le ou les destinataires de votre message. Vous pouvez également ajouter un autre destinataire en cliquant sur « Ajouter Cc« . Un clic sur « Ajouter CCi » permet d’ajouter un ou plusieurs des destinataires cachées.

3/ L’objet du message : Renseigner l’objet de votre message.

4/ La zone de rédaction : Munie d’une barre de mise en forme complète, cette zone permet la rédaction d’un message attrayant en format HTML. Par défaut, le mode HTML est sélectionné, mais vous pouvez opter pour le mode « Texte brut » en modifiant le type d’éditeur à laide du menu déroulant situé au dessus de la barre de mise en forme.

5/ Gestion des pièces jointes : La partie gauche de la cette fenêtre gère les documents joints à votre message. Vous pouvez ajouter autant de document que vous souhaitez, cependant le poids d’un document est limité à 2 Mo.

6/ Boutons d’action

Bon à Savoir : Un brouillon de votre message est automatiquement enregistré toutes les 3 minutes. Cependant, ce paramètre est modifiable. Pour cela reportez-vous au chapitre V.

IV / Le carnet d’adresse

Cliquer sur l’icône Carnet d’adresse pour ouvrir le carnet.

Présentation de l’interface :

1/ La barre d’action : Vous y trouverez les fonctionnalités suivantes : Créer un nouveau contact, Écrire un message à, Supprimer les contacts sélectionnés, Importer des contacts, Exporter les contacts au format vCard. Vous pouvez également faire une recherche dans vos contacts en utiliser le champs de saisie à droite.

2/ La liste des contacts : Vos contacts sont classés par ordre alphabétique et ils sont affichés par paquet de 40 (Valeur par défaut modifiable dans les préférences).

3/ Zone d’affichage d’un contact : C’est dans cette partie qu’est affiché le détail d’un contact. Pour afficher un contact, il suffit de le sélectionner dans la liste (zone 2) en cliquant dessus.

4/ Menu de pagination : Vous pouvez naviguer dans la liste des contact en utilisant ce menu.

Pour ajouter, cliquez sur l’icône Créer un nouveau contact.

Une nouvelle page s’ouvre :

Indiquez les informations concernant votre contact puis cliquez sur le bouton Sauvegarder.

Le nouveau contact apparait dans la liste, à gauche.

Pour Importer des contacst ou un carnet d’adresse au format vCard, cliquez sur l’icône Importer les contacts.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre. En cliquant sur le bouton Parcourir, vous pourrez sélectionner le fichier de vos contacts au format vCard qui se trouve sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Importer.

A la fin de l’importation, un message vous informe du nombre de contacts importés dans votre carnet d’adresse ainsi que du nombre de contacts ignorés.

V / Gestion des préférences du webmail

Pour accéder aux préférences de RoundCube, cliquez sur l’icône Préférences

Une nouvelle page s’ouvre :

Elle comprend 3 parties importantes :

1/ Les onglets de navigation

2/ La zone Section : Permet d’accéder aux fonctionnalités de RoundCube. Par défaut vous avez accès à 6 sections différentes :

• Interface utilisateur : Gestion des paramètres généraux de l’interface (Langue, heure, nombre de message à afficher…)
• Vue du courrier : gestion du panneau d’aperçu, des notifications, de l’actualisation de la messagerie…
• Écriture des messages : Gestion du format des messages envoyés, des sauvegardes…
• Affichage des messages Gestion du format des messages reçus, des images…
• Dossiers spéciaux : Gestion des 4 dossiers principaux (Brouillons, Message envoyés, Indésirables et Corbeille)
• Préférence du serveur

3/ La zone d’option : c’est dans cet espace que vous pouvez modifier les options du système.

VI / Gestion des dossiers

Pour ajouter, modifier ou supprimer un dossier, vous devez sélectionner l’onglet Dossiers :

Vous pouvez ajouter autant de dossier et de sous-dossier que vous souhaitez. Pour cela, utilisez le champ de saisie situé en bas de la fenêtre, dans la zone Créer un nouveau dossier. Pour modifier ou supprimer un dossier, vous devez utiliser les icônes situées dans la liste, à droite des items.

Bon à Savoir : Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer les 5 dossiers principaux. Si vous souhaitez modifier un de ces dossiers, par exemple renommer le dossier Indésirables en dossier Spam, il faut créer un nouveau dossier puis se rendre dans l’onglet Préférences -> Dossiers spéciaux et modifier l’attribution du dossier correspondant à l’aides des listes déroulantes.

VII / Ajouter une signature automatique à vos messages

Vous pouvez ajouter une signature automatiquement dans vos messages en vous rendant dans l’onglet Identités.

Une fois que vous aurez crée une nouvelle identité, celle-ci apparaitra automatiquement lors de la création d’un nouveau message. Si vous avez plusieurs signatures, vous devrez faire un choix lors de la rédaction de votre message.

Et voila, c’est la fin de ce pas à pas. J’espère qu’il vous sera utile. N’hésitez pas à poser des questions ou à me faire part de vos remarques dans les commentaires.

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