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Tutoriel : Utiliser RoundCube

Suite à la mise en place du nouveau webmail des lpz, vous avez été plusieurs à me le demander, alors le voici : un tutoriel sur l’utilisation de RoundCube. Bien que cet article s’adresse principalement à mes clients, il peut néanmoins intéresser toutes personnes désireuses d’en savoir un peu plus sur RoundCube.

I / Connexion
Pour vous connecter au webmail des petits lézards, rendez-vous à l’adresse suivante : webmail.lespetitslezards.com.
Saisissez ensuite votre identifiant et votre mot de passe de messagerie dans les champs appropriés puis indiquez votre nom de domaine (sans les www) dans le champ serveur (dans mon cas c’est lespetitslezards.com) puis cliquez sur Connexion.

II / Découverte de l’environnement
L’environnement de RoundCube est très intuitif et fonctionne comme la plupart des logiciels de messagerie traditionnels.

1/ La barre d’application
Les trois icônes en haut à droite de l’écran vous donnent accès à différentes applications qui font parties de RoundCube. Évidemment, celui-ci inclut la partie E-Mail que nous aborderons au chapitre suivant. De plus cela, il y a aussi le Carnet d’adresses qui sera lui aussi décrit plus loin. Le bouton des Préférences vous donne accès à quelques options qui vous permettent de personnaliser RoundCube en fonction de vos besoins. Enfin, le bouton  Quitter vous permet de mettre fin à votre session RoundCube.

Bon à savoir : Vous devriez toujours vous déconnecter après avoir utilisé RoundCube afin d’être sur qu’un autre utilisateur de l’ordinateur ne pourra accéder à vos mails.

2/ La barre d’action
Cette partie de l’écran contient plusieurs icônes vous permettant d’effectuer différentes opérations qui dépendent de ce qui est affiché dans la partie principale de la fenêtre (4). Dans cet exemple, les 8 icônes ont les fonctions suivantes, de gauche à droite :

  • Rafraichir le dossier : Vérifie des nouveaux messages dans le dossier courant
  • Composer : Crée un nouveau message
  • Répondre : Crée un nouveau message en réponse au message actuellement sélectionné, il sera adressé à l’expéditeur au message sélectionné seulement.
  • Répondre à tous : Similaire à Répondre, mais le message ne sera pas seulement adressé à l’expéditeur, mais aussi aux destinataires. Cela prend son sens si le message a été envoyé à un groupe de personnes et vous voulez que tous reçoivent votre réponse.
  • Transmettre le message : Transmet le message sélectionné à une autre personne.
  • Supprimer : Supprime le(s) message(s) sélectionné(s) c’est-à-dire le(s) déplace dans la corbeille.
  • Marquer les messages : Applique des actions au(x) message(s) sélectionné(s) telles que « Comme lus« , « Comme non lus« , « Comme suivi » ou  « Comme non-suivi« .
  • Actions supplémentaires : Imprimer, télécharger le message au format « eml », voir la source…

À droite de la barre d’action, vous avez la possibilité d’appliquer un filtre pour n’afficher que certains messages. Cette fonctionnalité est directement reliée à la fonction « Marquer les messages« . Vous pouvez également voir le champ de recherche. Ce champ vous permet de rechercher dans tous les messages du dossier courant, comme un moteur de recherche sur internet. Entrez simplement vos termes de recherche et appuyez sur la touche Entrée de votre clavier. Si vous avez terminé avec votre recherche et que vous voulez retourner à la liste originale des messages, cliquez sur le petit symbole (X) sur la droite du champ de recherche.

3/ La liste des dossiers
Le menu du coté gauche de l’écran affiche tous les dossiers d’emails de votre compte email.Vous y trouverez les 5 dossiers suivants :

  • Messages reçus : c’est l’endroit où vos nouveaux messages arrivent par défaut.
  • Brouillons : c’est ici que vos brouillons de messages sont sauvegardés.
  • Messages envoyés : les messages que vous envoyez sont stockés ici.
  • Indésirables : C’est ici que sont stockés les messages de spams.
  • Corbeille : pour les messages que vous avez supprimés.

Par défaut, le dossier de la corbeille est vidé lorsque que vous vous déconnectez.
Certains de ces dossiers sont affichés en gras et ont un nombre entre parenthèses à leur droite. Cela indique que ces dossiers contiennent des messages non-lu, et le nombre vous indique combien.
Pour ouvrir un dossier, vous devez cliquez une seule fois sur celui-ci. La liste des messages qu’il contient va ensuite rapidement apparaitre dans la zone 4.
Vous pouvez bien entendu créer autant de dossier que vous le souhaitez . Pour cela, reportez-vous au chapitre VI.

Bon à Savoir : Il se peut que les cinq dossiers mentionnés plus haut ne soient pas encore crées. Pour cela, reportez-vous également au chapitre VI.

4/ La liste des messages
Cette partie de l’écran affiche la liste de tous les messages dans le dossier. Pour afficher un message, vous pouvez simplement double-cliquer dessus. Vous pouvez aussi sélectionner un message en cliquant dessus une fois et choisir une action en utilisant les boutons de la barre d’action.
Vous pouvez sélectionner plus d’un message en tenant appuyée la touche Ctrl et en cliquant sur les messages à sélectionner. Pour sélectionner un intervalle de message, sélectionnez le premier message, tenez appuyée la touche Shift et cliquez ensuite sur le dernier message que vous voulez sélectionner. Enfin, vous pouvez aussi faire du drag & drop des messages vers un autre dossier. Sélectionnez simplement les messages et faites les glisser sur un dossier de la liste des messages en gardant appuyé le bouton gauche de la souris. Cela permet de supprimer des messages par autre moyen : Faites-les simplement glisser vers le dossier Corbeille

Si certains messages sont affichés en gras et avec un symbole d’étoile à leur gauche, cela signifie qu’il s’agit des messages que vous n’avez pas encore lu. Un message accompagné d’une petite icône de trombone à sa droite contient un fichier attaché, une photo ou un document PDF par exemple.

5/ Le menu d’actions secondaires
En bas de la fenêtre, vous trouverez un menu secondaire vous permettant d »effectuer plusieurs actions très utiles :

  • Compacter : Permet de compacter un dossier.
  • Vider : Permet de vider rapidement le contenu d’un dossier.
  • Sélectionner : Permet d’effectuer plusieurs types de sélections (Sélectionner tous les messages, sélectionner les messages non lus, Inverser la sélection ou dé-sélectionner tous les messages)
  • Pagination de la messagerie : Cette fonction permet de naviguer entre les différentes pages du dossier. C’est également dans cette partie que vous trouverez le nombre de messages contenus dans un dossier.

Enfin, vous trouverez entre le menu de sélection et la pagination, des informations sur l’espace alloué à votre messagerie sur le serveur d’hébergement.

III / L’espace de rédaction
Cliquez sur l’icône Écrire un nouveau message pour ouvrir l’éditeur de mail.

Un nouvelle fenêtre s’ouvre. C’est l’espace de rédaction de votre message. On distingue 6 parties :

1/ La barre d’action : Elle permet d’envoyer le message, de vérifier l’orthographe du message, d’ajouter une pièce jointe ou d’enregistrer le message en mode brouillon. C’est également dans cette partie que vous pouvez attribuer un ordre de priorité à votre message ou encore demander un accusé de réception.

2/ La zone d’expédition : Indiquez dans cette partie le ou les destinataires de votre message. Vous pouvez également ajouter un autre destinataire en cliquant sur « Ajouter Cc« . Un clic sur « Ajouter CCi » permet d’ajouter un ou plusieurs des destinataires cachées.

3/ L’objet du message : Renseigner l’objet de votre message.

4/ La zone de rédaction : Munie d’une barre de mise en forme complète, cette zone permet la rédaction d’un message attrayant en format HTML. Par défaut, le mode HTML est sélectionné, mais vous pouvez opter pour le mode « Texte brut » en modifiant le type d’éditeur à laide du menu déroulant situé au dessus de la barre de mise en forme.

5/ Gestion des pièces jointes : La partie gauche de la cette fenêtre gère les documents joints à votre message. Vous pouvez ajouter autant de document que vous souhaitez, cependant le poids d’un document est limité à 2 Mo.

6/ Boutons d’action

Bon à Savoir : Un brouillon de votre message est automatiquement enregistré toutes les 3 minutes. Cependant, ce paramètre est modifiable. Pour cela reportez-vous au chapitre V.

IV / Le carnet d’adresse

Cliquer sur l’icône Carnet d’adresse pour ouvrir le carnet.

Présentation de l’interface :

1/ La barre d’action : Vous y trouverez les fonctionnalités suivantes : Créer un nouveau contact, Écrire un message à, Supprimer les contacts sélectionnés, Importer des contacts, Exporter les contacts au format vCard. Vous pouvez également faire une recherche dans vos contacts en utiliser le champs de saisie à droite.

2/ La liste des contacts : Vos contacts sont classés par ordre alphabétique et ils sont affichés par paquet de 40 (Valeur par défaut modifiable dans les préférences).

3/ Zone d’affichage d’un contact : C’est dans cette partie qu’est affiché le détail d’un contact. Pour afficher un contact, il suffit de le sélectionner dans la liste (zone 2) en cliquant dessus.

4/ Menu de pagination : Vous pouvez naviguer dans la liste des contact en utilisant ce menu.

Pour ajouter, cliquez sur l’icône Créer un nouveau contact.

Une nouvelle page s’ouvre :

Indiquez les informations concernant votre contact puis cliquez sur le bouton Sauvegarder.

Le nouveau contact apparait dans la liste, à gauche.

Pour Importer des contacst ou un carnet d’adresse au format vCard, cliquez sur l’icône Importer les contacts.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre. En cliquant sur le bouton Parcourir, vous pourrez sélectionner le fichier de vos contacts au format vCard qui se trouve sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Importer.

A la fin de l’importation, un message vous informe du nombre de contacts importés dans votre carnet d’adresse ainsi que du nombre de contacts ignorés.

V / Gestion des préférences du webmail

Pour accéder aux préférences de RoundCube, cliquez sur l’icône Préférences

Une nouvelle page s’ouvre :

Elle comprend 3 parties importantes :

1/ Les onglets de navigation

2/ La zone Section : Permet d’accéder aux fonctionnalités de RoundCube. Par défaut vous avez accès à 6 sections différentes :

  • Interface utilisateur : Gestion des paramètres généraux de l’interface (Langue, heure, nombre de message à afficher…)
  • Vue du courrier : gestion du panneau d’aperçu, des notifications, de l’actualisation de la messagerie…
  • Écriture des messages : Gestion du format des messages envoyés, des sauvegardes…
  • Affichage des messages Gestion du format des messages reçus, des images…
  • Dossiers spéciaux : Gestion des 4 dossiers principaux (Brouillons, Message envoyés, Indésirables et Corbeille)
  • Préférence du serveur

3/ La zone d’option : c’est dans cet espace que vous pouvez modifier les options du système.

VI / Gestion des dossiers

Pour ajouter, modifier ou supprimer un dossier, vous devez sélectionner l’onglet Dossiers :

Vous pouvez ajouter autant de dossier et de sous-dossier que vous souhaitez. Pour cela, utilisez le champ de saisie situé en bas de la fenêtre, dans la zone Créer un nouveau dossier. Pour modifier ou supprimer un dossier, vous devez utiliser les icônes situées dans la liste, à droite des items.

Bon à Savoir : Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer les 5 dossiers principaux. Si vous souhaitez modifier un de ces dossiers, par exemple renommer le dossier Indésirables en dossier Spam, il faut créer un nouveau dossier puis se rendre dans l’onglet Préférences -> Dossiers spéciaux et modifier l’attribution du dossier correspondant à l’aides des listes déroulantes.

VII / Ajouter une signature automatique à vos messages

Vous pouvez ajouter une signature automatiquement dans vos messages en vous rendant dans l’onglet Identités.

Une fois que vous aurez crée une nouvelle identité, celle-ci apparaitra automatiquement lors de la création d’un nouveau message. Si vous avez plusieurs signatures, vous devrez faire un choix lors de la rédaction de votre message.

Et voila, c’est la fin de ce pas à pas. J’espère qu’il vous sera utile. N’hésitez pas à poser des questions ou à me faire part de vos remarques dans les commentaires.

33 commentaires

  1. marienomil

    pourriez-vous m’indiquer comment créer une liste de destinataire sur roundcube (version mailoo.org) ? merci beaucoup, beaucoup.

  2. Bonjour marienomil, qu’entendez-vous par liste de destinataires ? Vous souhaitez créer une liste de diffusion pour un envoi en masse, comme une newsletter ? Ou s’agit-il d’une liste de contact via l’import d’un carnet d’adresse ?

  3. J’ai le même soucis, en ce qui concerne la création de groupes de contacts, afin d’envoyer un mail à plusieurs destinataires appartenant au même groupe. Existe t’il une solution ? je trouve que ça manque cruellement à ce produit pour qu’il soit abouti.

    Merci beaucoup

  4. Je n’ai pas connaissance d’une fonction de liste de diffusion intégrée dans RoundCube. Mais je reconnais n’avoir pas vraiment fait de recherche à ce sujet. Si quelqu’un possède une solution, il est le bienvenue pour la partager ici…

  5. HKPENZA

    Bonjour,

    Merci beaucoup pour ce guide.
    J’ai un soucis concernant le champ recherche de mon compte, qui est n’est pas fonctionnel.

    Est ce que je dois ajouter un paramétrage dans les préférences ou quoi?

    Merci d’avance

  6. je rencontre deux petits soucis : quand je réponds à un message, je souhaiterais que ma réponse et ma signature se situent avant le message que j’ai reçu et qui est repris..d’autre part comment personnaliser la signature électronique avec différentes polices, couleurs, insertion d’un lien etc…merci d’avance

  7. Réponse à cuisineplurielle : le premier soucis ne peut être réglé que par un copie / colle à la main je le crains.
    Pour le second point : Préférences, onglet « Identités », cliquez sur votre identité, cochez la case « Signature HTML ». Un éditeur de texte avancé devrait apparaître.

    Réponse à HKPENZA : le champ de recherche ne parcourt que les noms d’expéditeurs et les objets. Il n’est pas encore possible de faire de recherche sur le contenu des courriels à ma connaissance.

    Pour la liste de diffusion : ça n’est pas possible de créer des groupes de contacts à ce que j’en sais. Par contre, il est toujours possible de garder dans un coin un brouillon avec tous les contacts entrés. On n’a ainsi qu’à modifier ce brouillon pour écrire directement à ce groupe. Mais la mise en place de newsletter pour écrire en masse à des personnes reste préférable.

    A mon tour : lorsque je rédige un message en mode html dans roundcube, si je passe à la ligne, un paragraphe apparaît. C’est-à-dire que la touche entrée provoque l’action « ferme la balise p, ouvres-en une autre ». Comment provoquer l’action « ajoute « ? C’est-à-dire passer une simple ligne, et non deux comme lorsque l’on ferme un paragraphe?

  8. J’ai trouvé la réponse tout seul. L’éditeur html integré de roundcube est http://tinymce.moxiecode.com/, et shift + entrée permets de ne passer qu’une ligne à la fois.

  9. En fait, dans la dernière version de roundcube, il semble qu’il soit possible de faire les reglages de signature souhaités par cuisineplurielle : Préférences -> Écriture des messages -> Cadre « Options pour la signature », il y a un champ « En répondant ou en transférant, placer la signature… » que l’on peut configurer.

    Mais cela nécessite une version très récente de roundcube…

  10. Bonjour,
    Comment fait-on pour exporter tout le carnet d’adresse de round cube?
    Je désespère!!

  11. fracagnol

    bonjour,
    une question peut être bête
    comment supprimer mes messages?
    lorsque je reçois des messages je voudrais juste les supprimer après les avoirs lu
    désolé mais je n’utilise que depuis peut rondcube

  12. A Fracagnol : il suffit de cliquer sur le (ou les) message(s) à supprimer, puis de cliquer sur l’icone « sens interdit » (déplacer les messages dans la corbeille).

    A mon tour de poser une question : dans la section « préférences » onglet « identités », à quoi servent au juste les champs « courriel » et « répondre à » ?

    Merci par avance :)

    JP

  13. Bonjour
    Je suis sous Roundcube depuis peu, mais je me suis rapidement rendue compte que ni mes brouillons, ni mes messages envoyés n’étaient archivés (et par défaut, ma corbeille et mes spams sont toujours vides également…). J’ai pourtant fait attention à bien vérifier les différentes options des paramètres, mais rien n’y fait.
    Un détail m’a aussi interpelé (en comparaison de la capture écran faite si dessus), c’est que ces 4 dossiers (« mess. envoyés », « spam », « brouillons » et « corbeille ») apparaissent comme des sous-dossiers du dossier « messages reçus »…normal?
    Merci beaucoup

  14. Bonsoir,

    je suis sur la version 4.2 de roundcube, il se peut que les choses ne fonctionnent pas ainsi si vous avez une autre version.

    À luly : allez dans carnet d’adresses, il devrait y avoir en haut au milieu un dossier avec une flèche verte vers le bas. Il vous permets d’exporter votre carnet au format vcard.

    À JP38 : il me semble que les champs courriels et répondre à servent respectivement à préciser quel courriel apparaît comme expéditeur et à quelle adresse doit être véhiculée la réponse.
    C’est surtout utile si vous changez d’adresse : si votre nouveau courriel est toto@monfai.com, mettez toto@monfai.com dans ces deux champs, et vos destinataires verront cette adresse s’afficher lorsque vous leur écrirez depuis votre ancienne boîte, et s’ils vous répondent les réponses parviendront à toto@monfai.com

    À JG : non, ce n’est pas normal. Je pense que vous ne pouvez rien y faire, contactez votre administrateur et signalez-lui ce comportement anormal.

    Cordialement,

  15. À Luly : vous auriez dû mieux lire le tutoriel!
    La réponse à votre question se trouve à
    IV / Le carnet d’adresse
    1/ La barre d’action

  16. Bonjour,

    Je souhaiterais simplement connaître le « serveur de réception » de RoundCube pour un type de compte « pop ».

    Par avance, merci..

  17. Traxel

    Bonjour!
    Comment faire pour ajouter une signature avec un logo? Comment faire pour aller chercher une signature déjà préparée? Merci!!!

  18. Bonjour ,

    Je souhaiterais mettre une réponse automatique sur le compte des utilisateurs partient en vacances par exemple .

    Pouvez-vous me dire si il y a un module a installer ??

    Merci d’avance .

  19. Madri

    Bonjour,
    Je suis sur Roundcube webmail pour gérer des réservations liées à mon activité, et en bas à gauche de la page je suis à 74%; cela m’inquiéte car j’ai des mails que je voudrais conserver. Cependant j’en ai supprimé plus de moitier mais le taux de 74% n’a pas diminué pour autant! Savez vous comment faire pour augmenter ma capacité de stockage et surtout pourquoi cela reste à 74% alors que j’ai supprimé 50 pour cent des messages dans tous les dossiers reçus, envoyés, corbeille, etc…A l’avance un Grand merci pour votre aide!

  20. Elise

    Merci merci pour ces explications complètes!

    Toutefois je continue de rencontrer des problèmes pour l’insertion de photos dans mon corps de mail.

    J’ai bien hébergé mes photos sur un site adéquat (ImageShack) mais ma/mes photos ne veulent pas s’afficher dans mon mail comme prévu.

    D’avance merci pour votre aide

    Elise

  21. Gege0037

    J’utilise beaucoup Thunderbird mais j’aimerais utiliser davantage RoundCube (mailoo.org), par-contre, comment puis-je insérer ma signature sous forme d’image (logo) dans mes messages sortants ?
    Par avance merci.

  22. Georges

    Bonjour ;

    Je lis en fin d’article « Si vous avez plusieurs signatures, vous devrez faire un choix lors de la rédaction de votre message. », or je ne trouve pas comment avoir plusieurs signatures, à part une par identité. Est-ce que « signature » et « identité » sont synonymes dans votre billet, ou est-il possible d’avoir plusieurs signatures par identité (et dans ce cas comment) ?

    Merci.

  23. Bonsoir j ai un souci avec rundcube lorsque j envoie des mails aux membres de mon site,les mails arrivent en courriers indesirable pourriez vous me renseigner merci.

  24. Ophélie

    Bonjour,
    Tout d’abord merci, ce tutoriel est très clair.
    Je m’absente et j’aimerais que les personnes qui m’envoie un mail reçoivent un mail d’absence. Comment dois-je m’y prendre ? est-ce que cette fonctionnalité existe ?
    Je vous remercie pour votre réponse,
    Bonne fin d’après-midi.

  25. gfitamant

    bonjour ,
    vous est il possible de supprimer mon compte gfitamant@finistere.net ,ou au moins me dire comment le supprimer .

    merci d’avance .

    gfitamant

  26. Estelle

    Bonjour,
    Je voudrais savoir si on peut vérifier si j’ai demandé un accusé de réception dans un mail que j’ai déjà envoyé (je ne m’en rappelle plus..)! Si oui comment fait-on?
    Merci d’avance!

  27. capucine

    impossible de répondre aucune lettre ne se marque alors que partout sur mon pc sa fonctionne
    QUE FAIRE

  28. Bonjour,

    Je souhaiterais savoir comment on modifie son mot de passe sur roundcube, en effet j’ai été pirater et le mail que j’ai créer concerne mon activité salariale. Merci pour l’aide que vous pourriez m’apporter

  29. Bonjour,
    J’aimerais consulter plusieurs adresses sur roundcubes. Comment puis je faire pour ouvrir une seconde adresse ?
    Merci, AGnès

  30. Bonjour,

    Moi aussi j’ai désespérément besoin de mettre un message d’absence du bureau quand je suis en congés, est-ce que quelqu’un sait si c’est possible et comment faire SVP ?
    Merci d’avance

  31. En réponse à tous ceux qui ont besoin d’un excellent tuto ( dont la mise en place d’un auto-répondeur), voici un lien par Lws, hébergeur web qui fournit Roundcube à ses clients :
    https://www.lws.fr/panel/documents/guide-webmail-roundcube.pdf
    Amitiés à tous
    Bernard

  32. j’utilise rouncube depuis peu et aimerai utiliser les groupes de contacts, la fonction création de groupe semble ne pas aboutir
    auriez vous une information la-dessus ?
    merci

  33. raouf

    bonjour, j’utilise roundcube depuis peu, et je voudrai configurer mon compte email sur mon iphone, pour cela j’aurai besoin du nom d’hote du serveur de reception et du nom d’hote du serveur d’envoi… je galere pour le configurer
    merci d’avance